Minska ohälsans startsidaLäs om de olika projekten för att minska ohälsan i  den offentliga sektornLäs utvärderingarLäs om våra seminarierBakgrunden till minska ohälsanKontakta oss på VINNOVALäs VINNOVAs reportage
Alla projekt på en sida
   Reportagen på de här sidorna är alla kopplade till något av de 18 projekt som ingår i "Minska ohälsan". Presentationer av alla projekt finns under länken Projekten.

Läs vidare om detta reportage
"Friska processer lever av egen kraft"

Ladda ner forskningsrapport från Arbetslivsinstitutet (PDF) "Har friskvården betydelse för hälsan"


• Läs om VINNOVAs projekt i Botkyrka

Minska ohälsan-->reportage-->Från vackra mål till friskare arbetsplats



Botkyrka
Från vackra mål till friskare arbetsplats


På Norsborgs gruppboende pågår ett ständigt samtal om arbetets innehåll och värde. Kati Mäkinen och Niclas Johansson är två av verksamhetens cirka 40 vårdare. Päivi Kabran är enhetschef och Susanne Salami en av tre handplockade verksamhetsledare.
Foto: Olof Näslund
Stoltare, friskare och effektivare.
   Sedan Norsborgs gruppboende på allvar tog tag i arbetet för friskare arbetsplatser pekar nästan alla kurvor uppåt.
   En del i framgången är projektet Friska Processer som avslutas hösten 2005.

   På andra våningen i ett gult HSB-hus på Skarpbrunnavägen 13 i Hallunda, Botkyrka kommun, finns en av enheterna i Norsborgs gruppboende. Här bor fem vuxna personer med utvecklingsstörning i var sin egen lägenhet. En viktig förutsättning för att det ska fungera är personalen som finns här dygnet runt.
   Förutom lägenheterna på Skarpbrunnavägen finns ytterligare fem enheter i kommunen.

Tre nya verksamhetsledare
   När enhetschefen Päivi Kabran kom till jobbet på Norsborgs gruppboende efter föräldraledigheten 2001, var kommunens kvalitetsarbete redan igång. För att få fart på verksamheten började hon med att anställa tre nya verksamhetsledare.
   För att få ett så bra team som möjligt, valde hon personer som kompletterade hennes egna ledaregenskaper.
   – Det var en fantastisk möjlighet som jag hade väntat på. Tidigare levde varje enhet sitt eget liv med egna rutiner som ibland inte var bra. Dessutom var det svårt att följa upp och utvärdera vad vi egentligen gjorde.

Från minus till plus
   Resultatet lät heller inte vänta på sig. Mellan åren 2001 och 2003 sjönk sjukkostnaderna från 159.000 till 64.000 kronor och man lyckades vända det totala budgetutfallet från minus 423.000 kronor till plus 400.000 kronor. Den största orsaken var minskade kostnader för sjukfrånvaro, övertid och fyllnadsersättning. Kostnaden för fyllnads- och övertidsersättningen sjönk från 329.000 till 17.800 kronor.
   Från att ha haft hög personalomsättning har ingen medarbetare sagt upp sig sedan februari 2002.

Ett mål i taget
   Päivi Kabran ser en tydlig koppling mellan det positiva resultatet och kommunens kvalitetsarbete. På Norsborgs gruppboende utgår allt arbete från förvaltningens mål.
   För att alla, knappt 40, medarbetare skulle kunna delta i arbetet med att formulera målen för gruppboendet, avsatte man tre av månadens ordinarie personalkonferenstimmar åt att tillsammans bryta ned kommunens mål till den egna verksamheten.
   – Vi satt i tvärgrupper och tog ett mål i taget, säger Susanne Salami, en av tre verksamhetsledare.
   – Det handlade om såväl stort som smått. När vi diskuterade nyckelhanteringen upptäckte vi till exempel att enheterna hanterade de boendes nycklar på olika sätt. Likadant var det medicineringen.

Levande process
   För att minimera risken för att nycklar kommer bort eller garantera att alla får den medicin de ska ha, har man pratat ihop sig om en miniminivå som alla måste följa. Sedan är det upp till varje boende att själv hitta lösningar som fungerar.
   Att gå igenom alla mål som berörde verksamheten tog ungefär ett år. Resultatet finns bland annat i ett 40 sidor tjockt dokument med gemensamma rutiner. Men detta är inget som är färdigt en gång för alla utan ändras allteftersom förutsättningarna, arbetssättet och förvaltningens mål förändras.

Gemensamma samtal
   Förutom att rutinerna bestämdes och kom på pränt var det för många en upplevelse att mötas, prata tillsammans – och att bli lyssnade på.
   En av dessa är Kati Mäkinen som har arbetat som vårdare i tio år:
   – För mig var det fantastiskt att för första gången få möjlighet att prata om hur vi ska veta att vi gör rätt saker. Ibland fastnade vi i detaljer, men det var det värt för att få alla delaktiga.
   Katis kollega Niclas Johansson har arbetat i sex år och uppskattar möjligheten att kunna följa upp arbetet. Och att det numera är tillåtet att göra misstag.

Lära av misstag
   – Misslyckanden är en del av lärprocessen. Problemen kommer när man gör samma misstag många gånger.
   Verksamhetsledaren Susanne Salami betonar vikten av att allas åsikter är lika mycket värda och att hela personalgruppen äntligen har fått ett gemensamt språk.
   – När enheterna skulle spara i fjol hade vi stor nytta av den öppenhet och respekt som fanns.
   Andra positiva effekter av enhetens systematiska arbete för friskare arbetsplatser är ett ömsesidigt lärande och frivillig arbetsrotation.

Boendes behov styr arbetstiden
   När det gäller flexibla arbetstider har man gått över till en flytande årsarbetstid som utgår från de boendes behov. Om hyresgästen Lena vill simma samtidigt som grannen Lasse vill gå på bio, läggs helt enkelt schemat efter deras behov.
   – I början var det ovant och tog lite tid, men nu går det hur fort som helst, konstaterar Susanne Salami.
   – Allt fler inser att det handlar om att ge och ta men för den som vill finns fortfarande möjligheten finns att få ett fast schema. Hittills har dock ingen, utom nattpersonalen, nappat på erbjudandet.

Fördel att vara med från start
   Norsborgs gruppboende var med från början när Friska Processer startade år 2002.
   – Vi såg bara möjligheter, säger Susanne och konstaterar att det var ett smart drag eftersom pilotenheterna både fick gratis utbildning och extra uppbackning.
   Med projektet fick man också nya redskap som trivselutvecklingsplaner och individuella hälsoutvecklingsplaner.


– Det går inte att vara delaktig om man inte vet varför man är här och gör det man gör, säger vårdaren Kati Mäkinen samtidigt som hon hjälper Birgitta Broström tillrätta i bostaden på Norsborgs gruppboende.
Foto: Olof Näslund
Kommunikation för ökad trivsel
   För att ta reda på vad som påverkar trivseln fick bland annat alla medarbetare skriva sin uppfattning på gula lappar som sattes upp på en anslagstavla. Det handlade om allt från att få förfoga över sin tid till löner.
   När lapparna var på plats fick alla tio poäng att fördela och när alla poäng delats ut tog man itu med det som var mest angeläget.
   En sådan fråga var kommunikation som ledde till en gemensam temadag där man genom diskussioner, övningar och teori bland annat tog upp hur man ger återkoppling.

Individuella hälsoplaner
   De individuella hälsoutvecklingsplanerna var obligatoriska under projektets första år, men är numera frivilliga. Planerna görs i samband med medarbetarsamtalet, skrivs ned på papper, skrivs under och fungerar som ett ömsesidigt åtagande.
   På samma sätt hanteras kompetensutvecklingsplanen. I denna tillfrågas alla bland annat om de vill byta arbetsplats, vilket underlättar möjligheten att flytta kompetens dit den bäst behövs. All sådan förflyttning är dock frivillig.

Fler har bättre utbildning
   Friska Processers strategiska arbete med trivsel, kompetens, ledarskap, hälsa och rehabilitering har också lett till att många outbildade vårdare har gått såväl grund- som påbyggnadsutbildning. Många har också utbildat sig i data och ämnet äldre och utvecklingsstörning.
   – Självklart blir ingen av med jobbet för att man inte lever upp till planen, men den är ett bra sätt att hålla koll på sig själv, säger Susanne.
   För att uppmuntra olika friskvårdsaktiviteter finns det 500 kronor per person avsatt i budgeten, plus lika mycket från Friska Processer. Dessutom bjuder kommunen på gratis träningskort i sport- och simhallen.

Hälsoinspiratörer
   Förutom arbetet som vårdare har Niclas Johansson och hans kollega Dennis Kabanda ett uppdrag som hälsoinspiratörer. Det innebär att de ska uppmuntra sina kollegor att leva sundare och utnyttja sin betalda friskvårdstimme.
   – Det handlar ofta om enkla saker som att ta trapporna istället för hissen eller att lägga in en kort promenad på alla arbetsplatskonferenser, säger Niclas.
   Andra uppskattade gemensamma trivselaktiviteter är picknick, bowling och femkamp.

Mångfald på flera plan
   För att underlätta trivseln och skapa balans i arbetsgrupperna strävar man också efter jämn könsfördelning och mångfald. Idag arbetar 40 procent män i Norsborgs gruppboende (jämfört med ungefär 10 procent inom hela förvaltningen). Ungefär hälften av medarbetarna har annan etnisk bakgrund än svensk.
   För att motverka diskriminering har två vårdare ett extra uppdrag som kamratstödjare. Deras uppgift är att, förutom att stötta sina kamrater, hålla koll på lagar och informera om diskriminering.

Roligare att gå till jobbet
   Mot bakgrund av sina tio respektive sex år inom verksamheten i Norsborg intygar både Kati Mäkinen och Niclas Johansson att det har skett en förändring.
   – Det känns viktigare och roligare att gå till jobbet nu. Vi vet att vi gör ett bra jobb och vi är stolta över att vara vårdare, säger Kati.
   – För mig är återkopplingen från cheferna viktig. Om jag ska ställa upp på det där lilla extra, måste jag veta att jag får något tillbaka. Med en öppen dialog runt behov och trivsel är det inga problem att till exempel få en rullstolsburen gäst eftersom vi känner att vi också har rätt att kräva nya lyfthjälpmedel.


Visdomsord på väggen i ett av vardagsrummen i Norsborgs gruppboende i Botkyrka kommun.
Grafik: James Göransson
Otydlig ledning kan leda till mobbning
   Som verksamhetsledare är det Susannes Salamis uppgift att hålla koll på hur personalen mår, vad som får dem att känna motivation och vad som utmanar.
   – Om inte småteamen fungerar eller om vi ledare är otydliga, uppstår samarbetsproblem som i värsta fall kan leda till mobbning.
   För att få veta hur de boende uppfattar verksamheten genomförs också en årlig brukarundersökning sedan 2003. Enligt Päivi Kabran är de boende över lag nöjda med verksamheten men "det finns fortfarande sådant som kan bli bättre".
 
Prispengar till gemensam studieresa
   Om personalen någon gång skulle svikta i sin övertygelse om att de jobbar bra, kan de snegla på något av alla de priser som delats ut till verksamheten.
   År 2003 kammade man hem tre av kommunens fyra interna priser; priserna för kvalitet, jämställdhet och arbetsmiljöarbete. Sammanlagt blev det 137.500 kronor i prispengar, som man använde för att åka på en gemensam studieresa till Alicante i början av oktober 2004.
   Norsborgs gruppboende är också pilotenhet när det gäller kommunens certifiering för hållbar utveckling. Om allt går enligt planerna hänger diplomet på plats hösten 2005.

Birgita Klepke

  Läs mer"Friska
  processer lever av egen kraft"
Postadress: VINNOVA, 101 58 Stockholm. Besöksadress: Mäster Samuelsgatan 56. | www.VINNOVA.se | VINNOVA@VINNOVA.se
Ansvarig: Carl Ridder Tel: 08-473 31 64 | carl.ridder@VINNOVA.se